Kolma - ERP-Einführung von A bis Z

Welche Erfahrungen hat das Schweizer KMU Kolma AG bei seinem ERP-Projekt gemacht?

Der Kunde

Die Kolma AG ist einer der führenden Hersteller für Büroartikel in der Schweiz. In Wabern bei Bern wird der Familienbetrieb in zweiter Generation von der Familie Köller geleitet. Das 1952 gegründete Unternehmen konzentriert sich vor allem auf den Schweizer Bürobedarfsmarkt.

Daten und Fakten

Name Kolma AG
Branche Fertigung
Mitarbeiter
Produkte Büroartikel        
Hauptsitz Wabern (Schweiz)
Homepage www.kolma.ch

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist die Frage nach dem Wie ein entscheidender Punkt. Welche Erfahrungen hat das Schweizer KMU Kolma AG bei seinem ERP-Projekt gemacht? Mittelstand Kompakt sprach mit Urs Neuenschwander, Bereichsleiter Ressourcen und IT-Projektleiter bei der Kolma AG, der uns einen vertieften Einblick in den Einführungsprozess von Comarch ERP Enterprise gewährte.

Mittelstand Kompakt: Können Sie das Unternehmen Kolma kurz vorstellen?
Urs Neuenschwander: Die Kolma AG zählt zu den führenden Schweizer Unternehmen im Büromaterialbereich. Als klassisches, inhabergeführtes KMU ist Kolma seit rund 70 Jahren auf dem Markt erfolgreich tätig. Als Markenanbieter sind wir vor allem in der Schweiz aktiv und produzieren hier Büroartikel aus den Bereichen Ordnen und Präsentieren. Die Qualitätsprodukte werden über Großverteiler, Internethändler, Fachhändler sowie Warenhäuser vertrieben. So deckt Kolma AG den B2BBereich vollständig ab. Am Standort Wabern in der Nähe von Bern beschäftigen wir rund 50 Mitarbeitende, 25 davon sind ERP-User.

Mittelstand Kompakt: Welche Rolle spielt Qualität für Sie?
Urs Neuenschwander: Qualität und Innovation stellen die Basis für unseren Erfolg dar. „Qualität ist unteilbar“ lautet denn auch unser Motto. Der Qualitätsanspruch bezieht sich dabei nicht nur auf das Produkt, wir leben Qualität im ganzen Wertschöpfungsprozess. Dasselbe in Sachen Innovation: Diese reicht bei uns von der Technologie bis hin zur sozialen Innovation.

Mittelstand Kompakt: Inwieweit laufen bei Ihnen die Arbeitsprozesse automatisiert ab?
Urs Neuenschwander: Unterstützt werden wir in unseren Wertschöpfungsprozessen durch ein vollautomatisches Hochregallager und Transportsystem für sämtliche interne Warenflüsse, vom Rohmaterialbezug für die Produktion bis hin zum Kommissionier-Lager für die entsprechende Versendung unserer Waren. Die Kolma AG fertigt rund 1.200 Standardprodukte sowie auf Auftrag rund 200 Kundenausführungen. Zudem sind wir seit rund einem halben Jahr Generalvertreter für Cementit-Klebstoffe. Seit rund 17 Jahren ist die Kolma AG ISOzertifiziert. Wir leben dieses Management-System intensiv, es war auch sehr hilfreich für die Evaluation eines neuen ERPs.

Mittelstand Kompakt: Wie gestaltete sich die Ausgangslage bei Kolma vor der Einführung des neuen ERPs?
Urs Neuenschwander: Die Situation sah bei uns so aus, wie sie wahrscheinlich bei vielen anderen KMUs auch anzutreffen ist oder war: Unser altes ERP-System war rund 30 Jahre im Einsatz und wurde von dem damaligen Anbieter nicht mehr weiterentwickelt. Zudem hatten wir sehr viele manuell bewirtschaftete Schnittstellen. Daten wurden dem ERP entnommen, in der Office-Umgebung aufbereitet und unter Umständen wieder ins ERP zurückgeschrieben, so dass wir mit diesen Daten arbeiten konnten. Dadurch waren natürlich sehr viele redundante Daten vorhanden, sowohl in der Office-Umgebung als auch im ERP. Da liegt es auf der Hand, dass die Arbeitsabläufe teilweise nicht sehr effizient waren.

Mittelstand Kompakt: Wie sind Sie bei der Evaluation für ein neues System vorgegangen?
Urs Neuenschwander: Wir haben im Oktober 2011 entschieden, dass wir eine Online-Evaluation starten. Das ist ein webunterstützter Fragenkatalog mit rund 1.100 Fragen. Wir haben diese Fragen kategorisiert in Muss-, Kann- und Soll-Kriterien. Das hat uns zu einer Liste geführt mit rund 20 möglichen Anbietern. Wir haben diese unter die Lupe genommen und um eine konkrete Offerte gebeten. Zudem sollten sie mitteilen, wie viele Muss-, Kann- und Soll-Kriterien sie erfüllen können. Auf dieser Grundlage haben wir eine erste Selektion vorgenommen. Fünf der Anbieter haben wir schliesslich zu einem ersten Workshop eingeladen, in dem diese ihre Software präsentiert haben. Danach gab es einen weiteren Workshop mit drei verbliebenen Anbietern. Im März 2012 wurden mit Comarch die Verträge unterschrieben - eine Woche später führten wir mit den Projektleitern von Comarch bereits das Kick-off durch. Schlussendlich haben wir in rund acht Monaten das System aufgebaut und getestet. Am 1. Januar 2013 sind wir erfolgreich in den Live-Betrieb übergegangen.

Mittelstand Kompakt: Welches waren die Hauptgründe für die Entscheidung für Comarch?
Urs Neuenschwander: Es hat sich schon bei der Online-Evaluation gezeigt, dass Comarch rund 98% unserer Muss- und Kann-Kriterien mit dem Standard abdecken kann. So benötigten wir während des Systembaus nur wenige individuelle Anpassungen. Alle unsere Wertschöpfungsprozesse konnten mit dem Standard abgedeckt werden. Wir haben zudem von Anfang an gemerkt, dass die Chemie mit den Projektleitern von Comarch stimmt. Sie haben zwar nicht den gleichen Dialekt gesprochen wie wir, aber sie haben verstanden, was wir wollen. Ebenso haben die Berater von Comarch eine hohe Branchenerfahrung an den Tag gelegt. Für uns als Produktionsbetrieb war und ist es sehr wichtig, dass wir mit jemandem zusammenarbeiten können, der sich im Bereich der Fertigung auskennt und zudem Erfahrung in Handel und Logistik aufweist. Natürlich spielten die Eigenschaften des Systems selbst auch eine entscheidende Rolle: Comarch bietet fortschrittliche und zukunftsorientierte Lösungen, das ERP ist internetbasiert und modular erweiterbar – bestimmte Frameworks können nach Bedürfnis lizenziert und von Zeit zu Zeit aufschaltet werden. Zu guter Letzt war die hohe Nutzerfreundlichkeit für unsere End-User von grosser Bedeutung. Insgesamt konnten wir als Gesamtunternehmen mit Comarch ERP eine bedeutende Effizienzsteigerung erzielen.

Mittelstand Kompakt:Die Umsetzung innerhalb von 9 Monaten vom Entscheid bis zum Go-Live war sehr sportlich. Wie haben Sie das Projekt organisiert?
Urs Neuenschwander: Wir haben dazu eine klassische Projektorganisation gewählt: Wir hatten einen siebenköpfigen Projektausschuss mit der ganzen Geschäftsleitung, ergänzt von IT-Abteilung und Rechnungswesen sowie einer externen Position. Der Ausschuss wurde ergänzt von Comarchs Projektleitern, die uns mit Ihrem Fachwissen unterstützen. Ausschlaggebend für den Erfolg war auch, dass wir unsere Key User bereichsübergreifend in den Bau des Systems miteinbezogen und die End-User stets über den aktuellen Stand informiert haben. Entscheidungen haben wir jederzeit rasch getroffen. Diese Projektorganisation hat von Anfang an sehr gut geklappt.

Mittelstand Kompakt:Comarch ERP ist bei Ihnen seit über einem Jahr in Betrieb. Wie sieht dazu das Fazit bei der Kolma AG aus? Welchen zusätzlichen Nutzen hat Ihnen das neue System gebracht?
Urs Neuenschwander: Mit Stolz kann ich sagen, dass wir unsere Projektziele zu 100% umgesetzt haben. Die alte Software konnte u.a. komplett ersetzt und die Office-Schnittstellen weitestgehend eliminiert werden. Zudem haben wir mit Comarch ERP in allen Bereichen und Wertschöpfungsprozessen eine enorme Steigerung der Prozesseffizienz erzielen können.

Mittelstand Kompakt: Wie sieht der Ausblick aus, was planen Sie als Nächstes oder ist das Projekt abgeschlossen?
Urs Neuenschwander: Das ERP-Basisprojekt ist abgeschlossen. Aktuell beschäftigen wir uns mit dem Folgeprojekt Business Intelligence. Zudem haben wir noch eine alte Zeiterfassungslösung im Einsatz, welche wir bald ablösen möchten. Das größte und wichtigste anstehende Projekt betrifft aber die geplante Einführung eines ECM-Systems zur Verwaltung und Archivierung unserer Daten. Hinsichtlich der vielen positiven Aspekte, welche die Integration eines ECM-Systems desselben Anbieters in eine bestehende Software-Infrastruktur bietet, liegt hier Comarch mit Comarch ECM sicher in der Pole Position.

Mittelstand Kompakt: Herzlichen Dank für die interessanten Ausführungen, Herr Neuenschwander

Kolma - ERP-Einführung von A bis Z

Die Kolma AG ist einer der führenden Hersteller für Büroartikel in der Schweiz. In Wabern bei Bern wird der Familienbetrieb in zweiter Generation von der Familie Köller geleitet. Das 1952 gegründete Unternehmen konzentriert sich vor allem auf den Schweizer Bürobedarfsmarkt.

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