Referenzkunde Osram Erfahrungsbericht Comarch EDI

Automatisierung des Austausch von Geschäftsinformationen und Dokumenten

bei OSRAM Ltd. Bulgarien

Optimierung des Bestellprozesses  sowie Kostenreduzierung
mit dem Comarch EDI Connector

Der Kunde

Die OSRAM GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Siemens AG. Sie ist einer der weltweit führenden Hersteller von Leuchtmitteln. Das internationale Unternehmen beschäftigt annähernd 35.000 Mitarbeiter und hat Kunden in mehr als 140 Ländern. Die Produkte werden an 54 Standorten in 18 Ländern hergestellt. Osram Ltd. in Bulgarien wurde Ende 1998 als nach bulgarischem Recht selbstständiges Unternehmen mit eigenem Vertriebs- und Lagerwesen gegründet. Seine Handelspartner sind hauptsächlich große Distributoren der Branche sowie internationale Firmenkunden.

Daten und Fakten

Name OSRAM Ltd. Bulgarien
Branche Leuchtmittel
Mitarbeiter ca. 35.000 weltweit
Produkte vollständigen Leuchten, Lichtmanagementsystemen und
Beleuchtungslösungen
Hauptsitz Sofia (Bulgarien)
Homepage www.osram.com

EDI-Projekt

Im Jahr 2007 boten Comarch und Eltrade (Comarchs EDI-Partner in Bulgarien) dem Unternehmen Osram Ltd. eine Lösung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) an. Die wichtigsten Ziele, die mit der Implementierung von EDI bei Osram erreicht werden sollten, waren eine Reduzierung der Kosten und die Optimierung des Bestellprozesses. Osram entschied sich für die Implementierung der Anwendung EDI Connector.

Bei der Projektanalyse wurden die unterschiedlichen Identifizierungscodes weit reichend thematisiert. Osram forderte die Verwendung spezifischer eigener Codes für alle Produkt- und Standortdaten, während die Daten der Osram-Partner auf internationalen Identifikationsnummern, wie ILN und EAN, basierten. Um dieses Problem zu lösen, bot EDI den Einsatz einer Technologie zum Datenabgleich an. Diese fügt zu EDI-Dokumenten, die Osram von seinen Geschäftspartnern erhält, Informationen zu den internen Codes des Unternehmens hinzu.

EDI Connector ist eine Softwareanwendung, welche automatisch Dokumente zwischen der internen Systemoberfläche eines Unternehmens und der EDI-Plattform überträgt. Die Übertragung eingehender/ausgehender Dokumente kann nach einem festgelegten Zeitplan erfolgen oder manuell entsprechend den Vorgaben des Administrators angestoßen werden. Die Sicherheit der Übertragung wird über ein SSL-Protokoll mit 128-Bit-Verschlüsselung gewährleistet.

Vorteile

Die für Osram innerhalb der EDI-Plattform implementierte Lösung führte zu einer deutlichen Optimierung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Dies betraf unter anderem:

  • Beschleunigung der Auftragsverarbeitung
  • Reduzierung der Kosten
  • Verbesserung der Datengenauigkeit

Beschleunigung der Auftragsverarbeitung

  • Das Versenden einer elektronischen Nachricht/Bestellung, eines Lieferscheins oder einer Rechnung zwischen einem Kunden und Osram dauert nur einige Sekunden bis hin zu wenigen Minuten.
  • Sobald Daten an die EDI-Plattform übertragen wurden, werden sie intern in das spezifische Format übersetzt, das Osrams Anwendungssoftware benötigt, und sind anschließend sofort einsatzbereit.
  • Der Abgleich der Artikelnummern von Lieferant und Kunde sowie die Umrechnung zwischen Verkaufs- und Handelseinheit erfolgt automatisch.
  • Die Daten sind im lokalen ERP-System von Osram – iScala 2.2 – verfügbar.

Reduzierung der Kosten

  • Aufgaben wie Sortieren und Verteilen der eingehenden Post, Erstellen von Dokumenten und Eintragen von Daten entfallen für die Mitarbeiter. Die Kosten für Papier, Umschläge und Versandmaterialien sowie für Telefon- und Transportdienste sinken.
  • Durch den Einsatz von EDI Connector benötigt Osram kein Personal mehr für das aufwändige Eingeben von Daten. Die Mitarbeiter können sich stattdessen wichtigeren Aufgaben zuwenden.
  • Zudem können durch die Reduzierung und Aufdeckung von Fehlern Kosten eingespart werden.

Datengenauigkeit

  • Die von der EDI-Plattform übertragenen Daten werden immer fehlerfrei an die Empfänger versendet. Treten bspw. Eingabefehler auf, werden diese vom System erkannt und eine Fehlerbehebung wird durchgeführt. Dies ist für alle Dokumente, insbesondere aber für Bestellungen und Rechnungen, von größter Bedeutung.
  • Die Daten stammen üblicherweise aus einer Datenbank, in der sie zuvor auf ihre Richtigkeit überprüft wurden.
  • Über neue Bestellungen wird Osram per E-Mail informiert. Dies verkürzt die Reaktionszeit.
  • Durch die Verwendung eines Produktkatalogs wird sichergestellt, dass Osram nur präzise Daten erhält.

Einschätzung des Projektes

Vladimir Gyuzelev, IT-Manager bei Osram Bulgarien:
EDI ist benutzerfreundlich, verbessert die Sicherheit und spart 90 Prozent der Zeit für die Dokumentenbearbeitung ein. Durch diese Einsparung von Zeit und die Vermeidung von Fehlern wird die Arbeit wesentlich effizienter und angenehmer. Basierend auf unseren guten Erfahrungen mit EDI planen wir in naher Zukunft die Implementierung neuer EDI-Nachrichten.

Tanja Ajdanlijska, Projekt-Manager bei Eltrade:
Das Projekt wurde in drei Etappen umgesetzt. Nachdem sich Osram Anfang Juli 2008 dafür entschieden hatte, den elektronischen Datenaustausch über EDI einzuführen, war der erste Schritt die Anpassung der Translation-Maps von Osram Bulgarien sowie der Abgleich der EAN- und GLN-Verzeichnisse mit den internen Codes im System iScala. Im nächsten Schritt wurden alle technischen Fragen geklärt. Osram installierte EDI Connector und begann mit der Testphase Anfang September 2008. Der letzte Schritt war Anfang Oktober 2008 die Aufnahme des elektronischen Datenaustausches im Produktionsmodus.

Damit wurde das Projekt – mit Implementierung und Testphase – innerhalb von drei Monaten durchgeführt.

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