Referenzkunde Rungis Express Erfahrungen mit Comarch ECM

Schneller Prozesse dank Archiv- und Dokumenten-managementsystem

beim Feinkostlieferant RUNGIs express mit Comarch ECM

Der Kunde

Die im Jahr 2005 neu gegründete RUNGIS express AG hat ihr Wachstum in den vergangenen Jahren schnell vorangetrieben. Pro Liefernacht werden heute rund 40-50 Tonnen Frischware aus der ganzen Welt auf etwa 1.000 Gastronomiebetriebe, Feinkosthändler, Hotels und Restaurants verteilt. Rund 240 Mitarbeiter zählt das Unternehmen in Meckenheim bei Bonn, dessen Anfänge über ein Vorgängerunternehmen bis in das Jahr 1978 zurückreichen.

Daten und Fakten

Name RUNGIS express AG
Branche Feinkost-Großhändler
Mitarbeiter ca. 240
Hauptsitz Meckenheim/bei Bonn (Deutschland)
Homepage www.rungisexpress.com

Ausgangssituation

Die RUNGIS express AG ist auf den Handel mit hochwertigen Lebensmitteln für die Gastronomie, Feinkosthändler und Hotels spezialisiert. An sechs Tagen in der Woche trifft ab den frühen Morgenstunden die Ware ein, die noch am selben Tag oder in der folgenden Nacht durch RUNGIS express an deutsche Spitzenrestaurants ausgeliefert wird.

120.000 ausgehende Rechnungen

Die bisher rein papierbasierte Ablage stieß im Jahr 2009 an ihre Grenzen, so dass das Unternehmen beschloss, auf ein digitales Archivsystem umzusteigen. Auf über 120.000 ausgehende Rechnungen plus der dazugehörigen Lieferscheine beläuft sich das zu sichernde Volumen, Tendenz steigend. „Wir mussten also reagieren, zum einen um zukünftig den Platzbedarf für die Rechnungsablage einzudämmen, zum anderen, weil auch jeder quittierte Lieferschein abgelegt wird und die Zusammenführung der Dokumente vereinfacht werden sollte“, sagt Prokurist Bernd Schneider. Zu den Ausgangsrechnungen kommen rund 40.000 eingehende Rechnungen im Jahr, die ebenfalls abgelegt werden müssen. Nach einem Auswahlverfahren entschied sich das Unternehmen Ende 2009 für die Lösung Comarch ECM der Comarch Swiss AG. „Die Ergonomie der Benutzeroberfläche hat uns überzeugt, zudem ist unser ERP-System Comarch ERP Suite bereits für den Einsatz mit Comarch ECM vorbereitet“, sagt IT-Leiter Jörg Ziebell.

Schnelle Antworten auf Anfragen

Die Prüfungen von Kundenreklamationen waren z.B. bisher häufig mit aufwändiger Aktenrecherche verbunden. Durch die Zusammenführung von Rechnung und unterschriebenen Lieferscheinen in Comarch ECM können heute Anfragen schnell und zuverlässig beantwortet werden.

Overlay-Technik für die Dokumentgestaltung

Ausgehende Rechnungen aus Comarch ERP Suite werden über die integrierte Java Output Engine (JOE) direkt in Comarch ECM abgelegt. Mit JOE lassen sich auch Vorlagen für den Dokumentendruck erstellen, anpassen, den Formular- bzw. Dokumententypen zuordnen und bei der Vorgangsbearbeitung für den Dokumentendruck und -versand verwenden. „Da die Prüfung von 90 Prozent der Eingangsrechnungen über die automatische Rechnungsprüfung erfolgt, werden die Eingangsrechnungen bei uns erst nach Verbuchung und Zahlung gescannt. Ein ‚frühes Scannen mit Workflow’ kommt für uns aufgrund der Besonderheiten unseres Geschäfts mit Frischware nicht in Frage. Das unterscheidet uns sicher von anderen Unternehmen, die alle Schriftstücke direkt bei Eingang erfassen“, erklärt Bernd Schneider. Diese Möglichkeit wäre nur gegeben, wenn alle eingehenden Lieferungen feste Preise hätten. Bei RUNGIS express gilt dies aber nur in zehn Prozent der Fälle. Die Mitarbeiter aller damit befassten Abteilungen können entsprechende Anfragen von Lieferanten und Kunden, direkt aus Comarch ERP Suite heraus in Comarch ECM recherchieren. „Das ist natürlich eine enorme Arbeitsvereinfachung“, sagt Jörg Ziebell. Später ist bei RUNGIS express auch die Verwaltung der elektronischen Personalakte mit Comarch ECM geplant. Über Dokumentenscanner werden die anfallenden Belege an allen fünf Standorten von RUNGIS express erfasst.

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