Schnelle und effiziente Kommunikation mit Partnern bei SSP Germany

SSP Germany – The Food Travel Experts, nutzt für
die internen Prozesse und die Kommunikation mit
Geschäftspartnern Comarch ECM und Comarch EDI.

Der Kunde

SSP - The Food Travel Experts ist das führende Verkehrsgastronomieunternehmen mit Restaurants, Bars, Cafés, Food Courts, Lounges und Handelseinrichtungen an Flughäfen, Bahnhöfen und Autobahnraststätten. Das mehr als 60 Jahre alte Unternehmen beschäftigt heute weltweit 30.000 Mitarbeiter und bedient täglich über eine Million Kunden bei einem Jahresumsatz von 2 Mrd. Euro. Es ist in 30 Ländern mit 2.100 Standorten vertreten, u.a. an 140 Flughäfen und 250 Bahnhöfen. Das Portfolio umfasst mehr als 200 internationale, nationale und lokale Marken sowie Spezialmarken.

Daten und Fakten

Name SSP Deutschland GmbH
Branche Verkehrsgastronomie
Mitarbeiter ca. 3.000
Hauptsitz Eschborn (Deutschland)
Homepage www.foodtravelexperts.com

Ausgangssituation

Bis 2011 liefen bei SSP Germany die Bestell- und Lieferprozesse auf traditionellen Wegen (E-Mail, Fax, Papier). Um die Transparenz interner Prozesse zu erhöhen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu optimieren wurde nach einer zentralen Steuerung aller organisatorischen Prozesse gesucht.

Auf Grund der stetig wachsenden Geschäftstätigkeit von SSP Germany, war die Papierflut an Dokumenten nicht mehr zu handhaben.Gerade die internen Durchlaufzeiten beispielsweise für die Eingangsrechnungsprüfung waren zu lang. Hinzu kam, dass alle Standorte diese Prüfungen in Eigenverantwortung trugen, was doppelte Arbeiten und erhöhten Ressourcenbedarf nach sich zog.

Ca. 3.000 Lieferanten in Deutschland

Zusammenarbeit mit Mehrwert für alle Geschäftspartner war das Zauberwort. Nicht nur eine zentrale Belegerfassung und ein automatisierter Rechnungsabgleich bei SSP Germany standen im Vordergrund, sondern auch eine verbesserte Logistikplanung bei den Lieferanten durch die Einführung eines einheitlichen Bestellsystems. „Um am Markt zu bestehen, muss man sich ständig wechselnden Herausforderungen stellen und optimale Lösungen gemeinsam mit einen Geschäftspartnern entwickeln. Für SSP war es seit Langem klar, dass es Zeit für einen Umbruch ist. Mit Comarch haben wir einen Partner gefunden, der ein Spezialist für den elektronischen Datenaustausch sowie für die Verarbeitung und Speicherung von Papierdokumenten ist“, sagt Divisional IT-Manager - Central Europe, Middle East & Asia Pacific, Andreas Kühne.

SSP hat das Ziel, alle Partner nur noch mit elektronischen Dokumenten zu beliefern. Von den ca. 3.000 Lieferanten sollen diejenigen Partner, die 80 Prozent des Gesamtdokumentvolumens ausmachen, per EDI angebunden werden. Für alle Partner, die noch per Papier oder per pdf Dokumente versenden, wird Comarch ECM eingesetzt.

„Die Lösungen EDI und ECM aus einer Hand, die Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung und Anpassung, sowie die Integrationsfähigkeit in die SSP IT Infrastruktur, waren ein ausschlaggebender Faktor für die Wahl von Comarch als Dienstleister in diesem Bereich“, sagt Andreas Kühne.

Zentrale Rechnungsverarbeitung per Workflow

Mit der Einführung von Comarch EDI und ECM wurden die internen Prozesse von SSP völlig umstrukturiert. Die bisherige dezentrale Administration wurde aufgegeben und eine zentrale Organisation in Eschborn umgesetzt. Im Fall der Eingangsrechnung tritt die SSP Germany Zentrale in Eschborn als Rechnungsregulierer für alle Standorte und Partner auf. Somit werden alle Rechnungen - ob elektronisch oder auf Papier - in Eschborn verarbeitet. Basis der internen Verarbeitung stellt das Comarch BPM Workflow Modul in Verbindung mit Comarch ECM dar. Hierbei gelangt beispielsweise die Papierrechnung nach dem Scannen (frühes Scannen) und Prüfen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit in den Workflow. Per Browser können die Mitarbeiter der Buchhaltung jeden einzelnen Prozess aufrufen und entsprechend abarbeiten, beispielsweise Kontierungen prüfen und Bestellbezüge herstellen. Individuell wurde der Workflow so angepasst, dass Vertretungsregeln sowie Eskalationsroutinen integriert wurden. Nach Abschluss der Bearbeitung wird ein elektronischer Output für das Nachfolgesystem generiert.

Zudem war es für SSP wichtig, ein Berichtsinformationssystem zu besitzen, mit dem man die Effizienz des Rechnungsworkflows messen oder zum Beispiel alle offenen Rechnungsprozesse sowie fehlende Bestätigungen bei einem Investitionsantrag einsehen kann.

Schnelle Reaktion auf Partneranfragen

Vor der Einführung von Comarch ECM war es für SSP sehr schwierig und zeitaufwendig bestehende Informationen und Dokumente über einen Partner zu finden. Es kommt immer wieder vor, dass SSP Mitarbeiter Informationen benötigen, die bisher im Papierarchiv gelagert wurden. Mit Comarch ECM können Mitarbeiter standort- und zeitunabhängig auf die notwendigen Informationen zugreifen und diese in- oder extern beispielsweise über Export oder Ad-hoc-Workflows weiterleiten.

Ausblick für die Zukunft

„Mit Comarch EDI und ECM haben wir eine Lösung gefunden, die individuell auf die Bedürfnisse von SSP angepasst ist. Als Herausforderungen sehen wir die Anbindung aller Partner auf elektronischem Wege, die Optimierung der Erkennungsraten bei der OCR Bearbeitung sowie die Erweiterung des Workflowsystems um weitere elektronische Geschäftsprozesse“, so Andreas Kühne.

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