4 Erstellungswege im digitalen Vertragsmanagement
Verträge regeln die Geschäftswelt, deshalb sind sie so wichtig wie die Gesetze für ein Land und der Knigge für eine Tischgesellschaft. Aber jeder, der oft und intensiv mit Verträgen zu tun hat, kennt die Situation, wenn einer der Vertragspartner den Überblick über die vielen Versionen verliert, die über unzählige Schreibtische gehen oder die Word-Dokumente, die bei unterschiedlichen Firmen, Abteilungen und Ansprechpartnern in verschiedener Version lokal abgespeichert sind. Wer von Anfang an auf ein Vertragsmanagement setzt, hat später weniger Ärger. So lassen sich Verträge auf vier Arten erstellen, je nach Typ der Organisation, dem Kunden und der Komplexität der Rechtsfragen.
1. Standards erzeugen
Immer, wenn Verträge wirklich Standardcharakter haben und in großen Mengen abgeschlossen werden, gibt es keinen Platz für individuelle Anpassungen. Solche Verträge müssen vollständig automatisch erstellt werden. Der Unternehmer kann zwischen verschiedenen genehmigten Vorlagen, Daten der Auftragnehmer und anderen Variablen wählen, die dann in den zu generierenden Vertrag eingetragen werden. Danach ist der Vertrag bereit für die Unterzeichnung. Oftmals kommen die gleichen Änderungen (wie etwa Änderungen in den AGBs für Besitzer von Treuekarten) für eine Vielzahl von Vertragspartnern zur Anwendung. In diesem Falle ist es sehr wichtig, ein Tool für die automatische Generierung der Verträge für eine bestimmte Kundengruppe zu besitzen.
2. Zusammenstellung aus bestehenden Modulen
Oftmals müssen die zu erstellenden Verträge angepasst werden. Eine interaktive Bearbeitung des Dokuments mit einer Bibliothek für Textbausteine, erlaubt eine höhere Flexibilität, ohne zu große Freiheiten bei der freien Textgestaltung zu ermöglichen, welche zu Fehlern und einem komplizierteren Freigabe-Workflow führen kann. Die Rechtsabteilung bereitet freigegebene Textbausteine und Paragraphen vor, die später über die e-Bibliothek genutzt werden können. Vordefinierte Mustervorlagen erlauben es dem Anwender, spezielle Platzhalter für Datum, Summe und Währung zu definieren. In manchen Fällen wird der Anwender auch befähigt, einen Freitext in bestimmte Paragraphen einzugeben. Dieses Dokument wird anschließend in eine unterschriftsfertige PDF-Datei konvertiert.
3. Erzeugen und bearbeiten
Für größere oder kompliziertere Verträge ist der Beginn mit einer fertigen Mustervorlage wirklich hilfreich und ermöglicht es, viel Zeit zu sparen. Änderungen im Vertragstext sind jedoch nicht vermeidbar. Auch in diesem Fall ermöglicht die Erstellung des Vertrages mit einer Mustervorlage, eine Überwachung der Änderungen von Beginn an.
4. Von vorne anfangen
Die schlimmsten Szenarien beginnen mit einem „weißen Blatt Papier“ in Word – oder mit einer Vertragsvorlage des Kunden. Weiterhin ist es sehr wichtig, die eingeführten Änderungen von Anfang an zu überwachen und eventuell Barcodes in der Kopf- oder Fußzeile des Vertrags hinzuzufügen, um diese später zu archivieren. Wenn das Dokument in seiner Papierform unterschriftsbereit ist, kann es später nach dem Einscannen automatisch mit der elektronischen Version, die bereits zuvor gespeichert wurde, verbunden werden.
Über Comarch ECM
Comarch ECM ist ein Enterprise-Content-Management-Tool zur komplexen Verwaltung unternehmenseigenen Informationskapitals in Form von Geschäftsdokumenten. Mit Comarch ECM können Unternehmen ihre Prozesse und Workflows in den Bereichen digitale Rechnungsbearbeitung, digitale Personalakte, digitales Qualitätsmanagement und digitales Vertragsmanagement optimieren. Comarch ECM wird von Unternehmen in USA, Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich und Polen eingesetzt. Zum Kundenstamm gehören u.a. B&K, SSP, Technicolor, Carrefour, ING, Nestle Waters, Accounting Plaza und Pfeifer & Langen.
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Über Comarch
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